Đào tạo nhân viên dùng AI trong công việc: bắt đầu từ đâu

Mua tài khoản AI cho cả phòng ban là chuyện dễ, nhưng để nhân viên thực sự dùng nó vào việc hàng ngày, thay vì mở ra thử vài lần rồi quên, lại là chuyện khác. Phần lớn chương trình đào tạo AI thất bại không phải vì công cụ khó dùng mà vì đào tạo chung chung, không gắn với công việc cụ thể của từng người.

Đào tạo theo công cụ khác đào tạo theo công việc

Một buổi đào tạo kiểu "giới thiệu tính năng của ChatGPT" thường bị quên sau một tuần vì không ai nhớ áp dụng nó vào việc gì. Cách hiệu quả hơn là bắt đầu từ công việc cụ thể của từng người, nhân viên chăm sóc khách hàng học cách dùng AI để soạn nhanh câu trả lời cho câu hỏi lặp lại, kế toán học cách dùng AI để tóm tắt hợp đồng dài. Học theo việc thật giúp nhân viên thấy ngay lợi ích, thay vì học một mớ tính năng không biết dùng khi nào.

Bắt đầu với một việc nhỏ, đo được

Thay vì đưa AI vào mọi quy trình cùng lúc, nên chọn một việc cụ thể, lặp lại thường xuyên, tốn thời gian và dễ so sánh trước sau, ví dụ soạn email báo giá hay viết mô tả sản phẩm. Làm tốt một việc nhỏ giúp nhân viên có niềm tin trước khi mở rộng sang việc khác, thay vì bị choáng ngợp vì phải học quá nhiều thứ cùng lúc.

Ai nên là người hướng dẫn nội bộ

Không nhất thiết phải thuê chuyên gia bên ngoài cho mọi buổi đào tạo. Trong hầu hết các đội, sẽ có một hai người tiếp thu AI nhanh hơn số còn lại, những người này có thể trở thành người hướng dẫn nội bộ, trả lời câu hỏi hàng ngày nhanh hơn nhiều so với chờ một buổi đào tạo chính thức tiếp theo. Vai trò này nên được ghi nhận rõ ràng, không phải việc làm thêm không tên.

Duy trì thói quen sau buổi đào tạo đầu tiên

Nhiều chương trình đào tạo dừng lại sau một buổi giới thiệu, rồi mọi thứ rơi vào quên lãng vì không ai nhắc lại. Cách giữ được thói quen là có một kênh nội bộ, một nhóm chat chẳng hạn, để nhân viên chia sẻ prompt hay dùng được, hỏi nhau khi gặp khó, thay vì mỗi người tự mò mẫm một mình rồi bỏ cuộc.

Rào cản thường gặp không phải kỹ thuật

Rào cản lớn nhất thường không phải khó dùng công cụ, mà là tâm lý ngại thay đổi thói quen làm việc cũ, hoặc lo sợ AI sẽ thay thế công việc của mình. Đào tạo vì vậy nên nói rõ AI dùng để bớt việc lặp lại nhàm chán, không phải để cắt giảm nhân sự, và nên cho nhân viên thời gian thực hành thật thay vì chỉ ngồi xem trình chiếu.

Đo kết quả bằng gì

Không cần đo bằng những con số phức tạp. Chỉ cần hỏi từng người sau một tháng: việc này có còn tốn thời gian như trước không, có đỡ phải làm đi làm lại không. Câu trả lời thật từ người trực tiếp làm việc đáng tin hơn nhiều so với báo cáo hình thức, và cũng là cách nhanh nhất để biết chương trình đào tạo có thực sự đi vào công việc hay chỉ dừng ở buổi giới thiệu.

MADIAD từng đồng hành với vài doanh nghiệp xây chương trình đào tạo AI theo hướng này, gắn sát với công việc thật của từng phòng ban.