Kết nối công cụ marketing thành một hệ thống thay vì nhiều mảnh rời

Email nằm ở một phần mềm, quảng cáo chạy trên nền tảng khác, dữ liệu khách hàng lại nằm trong bảng tính riêng, cuối tháng không ai ráp lại được bức tranh đầy đủ khách hàng đang ở giai đoạn nào.

Vì sao công cụ rời rạc gây tốn thời gian hơn tưởng tượng

Mỗi công cụ marketing thường có dữ liệu khách hàng riêng, không tự động cập nhật cho nhau. Khi khách đổi số điện thoại hay email, thông tin chỉ cập nhật ở nơi khách vừa tương tác, còn các công cụ khác vẫn giữ dữ liệu cũ. Hệ quả là gửi nhầm nội dung, gửi trùng lặp cho cùng một khách qua nhiều kênh, hoặc bỏ sót khách vì hệ thống này không biết khách đã được xử lý ở hệ thống kia.

Ba cách kết nối phổ biến và đánh đổi của từng cách

Cách thứ nhất là dùng tích hợp có sẵn giữa hai công cụ nếu nhà cung cấp đã hỗ trợ, nhanh và ít tốn công nhất nhưng chỉ áp dụng được khi đúng cặp công cụ đã có kết nối sẵn. Cách thứ hai là dùng công cụ trung gian như n8n để nối các phần mềm không có tích hợp sẵn, linh hoạt hơn nhưng cần thời gian thiết lập và có người bảo trì khi một công cụ đổi cấu trúc dữ liệu. Cách thứ ba là gom hết vào một nền tảng tất cả trong một, dữ liệu đồng bộ tự nhiên vì chung một hệ thống, nhưng đổi lại công ty phải bỏ những công cụ quen dùng và mất thời gian chuyển đổi ban đầu.

Nên bắt đầu kết nối từ đâu

Ưu tiên nối trước cặp công cụ mà dữ liệu sai lệch gây thiệt hại rõ nhất, thường là giữa nơi thu thập khách hàng tiềm năng, như biểu mẫu trên trang web hay quảng cáo, với nơi đội kinh doanh làm việc hàng ngày, như hệ thống quản lý khách hàng hoặc bảng tính theo dõi. Sau khi cặp quan trọng nhất chạy ổn, mới mở rộng dần sang các công cụ khác như email marketing hay công cụ chăm sóc sau bán. Cố gắng nối hết mọi thứ cùng lúc thường dẫn đến hệ thống rối, khó tìm ra lỗi khi có gì đó chạy sai.

Dấu hiệu hệ thống đã kết nối đúng

Dấu hiệu rõ nhất là khi tìm một khách hàng bất kỳ, có thể thấy toàn bộ lịch sử tương tác của khách ở một chỗ, từ lúc để lại thông tin đến lúc mua hàng và sau đó, không phải mở nhiều phần mềm để ráp lại câu chuyện. Một dấu hiệu khác là khi đổi thông tin khách ở một nơi, các nơi khác tự cập nhật theo mà không cần ai làm tay. Nếu vẫn phải kiểm tra chéo nhiều phần mềm để chắc thông tin đúng, hệ thống kết nối vẫn chưa hoàn chỉnh. MADIAD Hub được xây để giải quyết đúng vấn đề này, gom dữ liệu marketing về một nơi duy nhất. Nên kiểm tra định kỳ mỗi tháng bằng cách chọn ngẫu nhiên vài khách hàng và xem thông tin của họ có khớp nhau giữa các công cụ hay không, thay vì chỉ tin vào cảm giác mọi thứ đang chạy ổn.