Vấn đề thường gặp
Nhân viên dành 30-50% thời gian cho việc lặp lại
Dữ liệu phân tán ở nhiều công cụ, khó đồng bộ
Báo cáo thủ công tốn thời gian, dễ sai sót
Cách MADIAD giải quyết
Một quy trình tự động chạy thế nào
Từ lúc có việc tới lúc xong, và chỗ nào người vẫn giữ tay lái.
Sơ đồ luồng của một quy trình tự động hóa, sáu bước từ kích hoạt tới nhật ký.
Có việc xảy ra
- 01
Kích hoạt
Theo lịch, hoặc ngay khi có sự kiện: đơn mới, form được điền, tiền về tài khoản, tệp được tải lên.
- Theo lịch
- Webhook
- Thư đến
- Tệp mới
- 02
Lấy dữ liệu về một chỗ
Kéo từ các công cụ đang dùng, chuẩn hóa định dạng để bước sau không phải đoán.
- Bảng tính
- CRM
- Hóa đơn
- Kho hàng
- 03
Kiểm tra và đối soát
So các nguồn với nhau, phát hiện chỗ lệch và dữ liệu thiếu. Đây là bước người hay bỏ qua vì chán.
- Đối chiếu
- Chống trùng
- Bắt thiếu trường
- 04
Quyết định theo luật
Phần có quy tắc rõ chạy bằng luật: nhanh, rẻ, đoán trước được. Chỉ gọi AI ở khâu thật sự cần hiểu ngôn ngữ hoặc ngữ cảnh.
- Điều kiện
- Phân nhánh
- AI khi cần
- 05
Thực thi
Ghi bản ghi, gửi thông báo, dựng tài liệu, cập nhật hệ thống. Việc đụng tới tiền hoặc gửi ra ngoài cho khách thì hỏi người trước.
- Ghi dữ liệu
- Gửi thông báo
- Dựng báo cáo
- 06
Ghi nhật ký và cảnh báo
Mỗi lượt chạy đều lưu lại. Hỏng thì có người biết trong ngày, không phải phát hiện sau một tuần vì số liệu sai.
- Nhật ký
- Cảnh báo
- Chạy lại được
Việc xong, có dấu vết
Mỗi bước đều ghi nhật ký. Hỏng ở bước nào thì biết ngay bước đó, không phải dò lại cả chuỗi.
Tự động hóa làm được những gì
Việc lặp lại giao cho máy, người giữ phần cần phán đoán.
Bảng tính, CRM, email, hóa đơn, chat nội bộ, kho hàng. Dữ liệu chảy giữa chúng thay vì được chép tay từ chỗ này sang chỗ kia.
Báo cáo sáng thứ Hai, đối soát cuối tháng, hoặc kích hoạt ngay khi có đơn mới, khách điền form, giao dịch về tài khoản.
So hai nguồn số liệu với nhau, nêu chỗ lệch. Việc này người làm thì chán và dễ bỏ sót, máy làm thì không quên.
Quy trình có luật rõ thì dùng tự động hóa thường: nhanh, rẻ, đoán trước được. Chỉ gọi AI ở khâu thật sự cần hiểu ngôn ngữ hoặc phán đoán ngữ cảnh.
Mỗi lượt chạy đều ghi lại. Hỏng thì có người biết ngay, không phải phát hiện sau một tuần vì số liệu sai.
Bạn nhận được
- Quy trình tự động hoạt động 24/7
- Bảng điều khiển giám sát
- Tài liệu quy trình
- Đào tạo + bàn giao
Bạn cần chuẩn bị
- Mô tả quy trình hiện tại: ai làm gì, ở đâu, theo thứ tự nào
- Quyền truy cập các công cụ cần nối, và người biết rõ dữ liệu trong đó
- Một người phía bạn nghiệm thu và nói được câu "đúng rồi" hay "chưa đúng"
Giới hạn cần biết
- Tự động hóa một quy trình lộn xộn chỉ làm nó lộn xộn nhanh hơn. Bước đầu luôn là vẽ lại quy trình, và đôi khi kết luận là sửa quy trình trước rồi mới tự động hóa.
- Cần quyền truy cập vào các hệ thống muốn nối. Công cụ nào không có API hoặc khóa API thì phải tìm đường khác, và đôi khi không có đường nào.
- Nhà cung cấp đổi API là quy trình có thể gãy. Đây là chi phí bảo trì có thật, không phải dựng xong là xong mãi mãi.
- Không thay thế người ở khâu cần phán đoán hoặc chịu trách nhiệm. Máy làm phần lặp lại, người giữ phần quyết định.